O que é e como obter sua certidão da empresa?

A certidão da empresa é um dos documentos mais importantes no universo corporativo, especialmente quando se trata de comprovar a regularidade jurídica e fiscal de um negócio.

Essencial para licitações, financiamentos, abertura de contas bancárias ou processos de fiscalização, esse documento é frequentemente exigido em operações que envolvem terceiros, sejam eles órgãos públicos ou privados.

Cada certidão traz informações específicas de acordo com o tipo solicitado, como certidão negativa de débitos, certidão simplificada da Junta Comercial ou certidão de regularidade do FGTS.

Assim, conhecer os diferentes tipos de certidão da empresa e saber como obtê-los é fundamental para manter a empresa em conformidade com as exigências legais.

Neste conteúdo do Documento VC, você vai entender o que é exatamente uma certidão da empresa, quais são os principais tipos, e quais documentos são exigidos para sua emissão.

Certidão da empresa: O que é?

A certidão da empresa é um documento emitido por órgãos públicos que comprova a situação cadastral, tributária, fiscal ou jurídica da pessoa jurídica.

Ela funciona como uma espécie de “atestado” oficial que confirma se a empresa está regular com suas obrigações legais em diferentes esferas (municipal, estadual, federal e trabalhista).

Tipos de certidão simplificada da junta comercial

Existem diversos tipos de certidões empresariais, sendo as mais comuns:

• Certidão Simplificada da Junta Comercial: apresenta os dados básicos da empresa, como razão social, CNPJ, endereço, quadro societário e capital social
• Certidão de Regularidade Fiscal da Receita Federal: mostra se a empresa está em dia com os tributos federais e previdenciários
• Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT): comprova a inexistência de débitos junto à Justiça do Trabalho
• Certidão do FGTS (CRF/CAIXA): comprova a regularidade quanto ao recolhimento do FGTS dos empregados
• Certidão Municipal ou Estadual: relacionada a tributos como ISS e ICMS, dependendo da área de atuação da empresa.

Essas certidões podem ser negativas, positivas ou positivas com efeito de negativa, a depender da situação da empresa. Muitas delas são emitidas gratuitamente pela internet e têm prazo de validade determinado.

Como solicitar uma certidão da junta comercial?

A solicitação de uma certidão da junta comercial depende do tipo de certidão e do órgão responsável pela sua emissão, as certidões podem ser requeridas de forma online ou presencial, a depender do caso, as mais comuns são:

1. Acesse o portal da Junta Comercial do seu estado
2. Faça login com conta Gov.br (crie uma, se necessário)
3. Informe o CNPJ da empresa e selecione o tipo de certidão
4. Emita e pague o boleto
5. Acompanhe o processo e baixe a certidão em até 4 dias úteis.

Em certidões emitidas por cartórios, como certidões de protesto ou ações cíveis, a solicitação pode ser feita presencialmente, por e-mail ou até mesmo por plataformas online intermediadoras de certidões, que atendem em nível nacional.

Quanto custa emitir uma certidão da junta comercial?

O custo varia de acordo com o tipo de certidão e o órgão emissor:

• Certidões federais: como CND da Receita, CNDT e CRF do FGTS, são gratuitas
• Certidões da Junta Comercial: podem custar entre R$ 20,00 e R$ 80,00, dependendo do estado e da modalidade (simplificada, específica, de inteiro teor, etc.)
• Certidões cartorárias: como certidões de protesto ou certidões emitidas em cartórios de registro de imóveis, variam entre R$ 25,00 e R$ 100,00, dependendo do cartório, tipo e abrangência da certidão

Em alguns casos, quando a emissão é solicitada por meio de despachantes ou empresas especializadas, pode haver custos adicionais por serviço e entrega.

É importante verificar diretamente com o órgão ou cartório responsável se há isenção, descontos ou taxas extras conforme o canal de solicitação (presencial, online, por correspondência etc.).

Quanto tempo leva para emitir uma certidão das empresas?

O prazo de emissão depende do tipo de certidão e da forma como foi solicitada:

• Certidões online, como a CND da Receita Federal ou CNDT, são geralmente emitidas imediatamente
• Certidões da Junta Comercial podem ser emitidas no mesmo dia em pedidos online, ou em até 3 dias úteis se exigirem análise manual
• Certidões de cartório podem levar de 1 a 5 dias úteis, dependendo do tipo e da demanda local
• Certidões com entrega física (impresso enviado ao endereço) podem levar 5 a 10 dias úteis considerando o tempo de postagem.

O ideal é sempre solicitar com antecedência, principalmente se o documento for necessário em processos formais, como licitações, financiamentos ou alterações contratuais.

Qual é a validade de uma certidão das empresas?

A validade das certidões da empresa pode variar conforme o tipo e o órgão emissor, em geral:

• Certidões federais (CND, CNDT, CRF/FGTS) têm validade de 30 dias.
• Certidões da Junta Comercial variam de 30 a 90 dias, dependendo da finalidade.
• Certidões municipais e estaduais geralmente valem por 30 dias corridos.
• Certidões de protesto e cartorárias costumam ter validade de 30 dias, salvo quando o destinatário do documento estipula outro prazo.

É essencial sempre verificar a validade diretamente no rodapé ou cabeçalho da certidão emitida. Para fins oficiais, órgãos públicos e privados geralmente exigem certidões atualizadas com no máximo 30 dias de emissão.

Quais documentos são necessários para emitir uma certidão das empresas?

Os documentos exigidos para solicitar uma certidão das empresas podem variar conforme o tipo de certidão e o órgão emissor, de forma geral, os documentos mais comuns incluem:

• Número do CNPJ da empresa
• Contrato social ou estatuto social (no caso de certidões da Junta Comercial)
• Documento de identidade e CPF do representante legal
• Procuração (caso a solicitação seja feita por terceiros)
• Comprovante de pagamento de taxas, quando aplicável (algumas certidões exigem pagamento de emolumentos)
• Endereço atualizado da sede da empresa, especialmente para certidões estaduais e municipais.

Para certidões digitais, como a da Receita Federal ou do FGTS, normalmente é necessário apenas o CNPJ e acesso ao site do órgão.

Já certidões mais específicas, como de distribuição de ações cíveis ou certidões em cartório, podem exigir comparecimento presencial, autenticação de documentos ou protocolo de requerimento formal.

Manter todas as certidões atualizadas é fundamental para garantir que a empresa possa operar legalmente e participar de oportunidades de negócio que exigem regularidade jurídica e fiscal.

A solicitação desses documentos deve fazer parte da rotina de controle da área administrativa, contábil ou jurídica da empresa.

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